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업무 생산성을 높이기 위한 오피스 365 도입
김 대리는 부산으로 출장 가는 기차 안에서 팀장의 전화를 받는다. 전달한 메일의 첨부 파일에 오류가 있다는 것. 노트북을 켜고 핫스팟을 연결한 다음 파일의 오류를 체크하고 다시 메일을 보냈다. 첨부 파일 용량이 커 전송하는 데시간이 꽤 걸린다. 만약 노트북을 안 가져왔다면? 상상만 해도 아찔하다. 바야흐로 초연결 시대라는데 일하는 방법은 크게 차이가 없는 것 같다. 좀 더 스마트하게 일할 수는 없는 걸까?
2017년부터 동화그룹은 ‘스마트 워크플레이스’를 추진하며 생산 및 사무 현장에 디지털 기술을 적용해왔다. 스마트 워크플레이스의 목표는 일하는 방식을변화시키며 업무 효율과 생산성을 높이는 것. 그 일환으로 디지털혁신실 SW추진팀은 클라우드 서비스인 ‘오피스 365’를 도입하며 문서 환경을 클라우드기반으로 재편했다.
오피스365란 마이크로소프트가 제공하는 클라우드 서비스다. 기존에는 PC에 오피스 툴을 설치해PC에서만 작업했다면, 이제는 브라우저/모바일에서도 문서 작업이 가능하며 여러 PC와 클라우드 저장소를 동기화하여 문서를 관리한다. 원드라이브내 파일에 ‘공유’ 설정을 하면 특정 계정을 초대해 공동으로 작업할 수도 있다.이 외에도 셰어포인트(SharePoint), 팀즈(Teams), 플래너(Planner) 등의 애플리케이션을 설치해 다양한 형태의 협업도 가능하다.
혁신이란 기업 문화의 변화 없이 신기술 도입만으로는 불가능한 법. 동화는새로운 오피스 툴을 본격적으로 도입하기에 앞서 4차 산업혁명의 특징과
오피스 365의 가치를 전달하는 특강을 진행했다. 또 9월 4일부터 두 달 동안 전체 구성원을 대상으로 오피스 365 기초 교육을 실시하고 있다. 디지털혁신실SW추진팀 박선용 대리는 오피스 365를 통해 더욱 효율적인 업무 환경이 조성될 것이라고 강조했다.
“가장 큰 변화는 문서 저장 공간과 문서 접근 방식이 달라졌다는 겁니다. 과거에는 문서가 저장된 PC에서만 문서를 열 수 있었는데, 클라우드에 저장하면어디서든 열람할 수 있죠. 회사 라이선스로 가정용 PC뿐 아니라 스마트폰, 태블릿 등에도 툴을 설치할 수 있어요. 디바이스에 구애받지 않고 언제 어디서든정보에 접근할 수 있는 모빌리티 환경이 조성된 거죠.”

동화의 ‘새로고침’을 위한 소통 방식의 재정비
SW추진팀은 9월부터 동화기업을 시작으로 ‘클라우드 저장소 기반의 일하는방식’을 팀 단위로 교육하며 오피스 365를 순차적으로 조직에 적용하고 있다.12월부터는 협업 툴 교육을 계획하고 있으며 개개인의 역량을 끌어올리기 위해 사용 팁이나 애플리케이션별 강의 영상을 온라인으로도 배포할 계획이다.“4차 산업혁명, 디지털 트랜스포메이션 등 회사에서 추진하는 변화가 부담스러운 구성원도 있을 겁니다. 오피스 365도 마찬가지죠. 맥킨지의 한 컨설턴트는 ‘엑셀이나 파워포인트 같은 툴은 IT의 영역이 아닌 영어와 같이 기본적으로습득해야 하는 영역이다’라고 했습니다. 처음에는 어렵겠지만 이를 받아들이는 마음가짐이 중요하다는 것, 적극적인 사용 시 분명 스마트하게 일할 수 있는 환경을 스스로 만들어나갈 수 있다는 것을 잊지 말아주세요. SW추진팀은모든 임직원이 새로운 툴에 빠르게 적응할 수 있도록 적극 지원할 것입니다.”마이크로소프트도 한때 시대의 흐름에 대비하지 못해 고전을 겪었다. ‘새로고침’을 하려면 선택이 필요했다. 결국 클라우드 기반으로 재편하면서 시대에 맞는 솔루션과 비전을 제시하고 소통 방식을 재정비해 다시 세계 시가총액 1위의 자리를 탈환하게 되었다. 새로운 비전을 품은 동화도 ‘새로고침’이라는 과정 위에 서 있다. 이제 모든 구성원들이 변화의 흐름에 적극 동참해야 할 때다.